El DS 004-2006-TR es la norma que regula las disposiciones sobre el registro de control de asistencia y de salida de los trabajadores en el Perú. No pide simplemente "tener un reloj": pide un registro con datos mínimos, con medidas de seguridad que impidan su adulteración y conservado por un plazo determinado. Entenderlo con rigor jurídico es la diferencia entre llegar preparado a una fiscalización o improvisar cuando ya es tarde.
Obligación general y soporte del registro
El empleador debe llevar un registro permanente de control de asistencia en el que los trabajadores consignen de manera personal su hora de ingreso y de salida. El soporte puede ser físico (cuaderno o tarjetas) o digital/automatizado (relojes biométricos o sistemas informáticos). La norma no prohíbe el papel ni el archivo electrónico per se; lo que exige de manera perentoria es que el medio elegido cuente con medidas de seguridad que garanticen su autenticidad y eviten su adulteración, deterioro o pérdida.
¿Quiénes están excluidos de la obligación de marcar?
No todo el personal de la empresa está obligado a registrar asistencia. El artículo 1 del D.S. 004-2006-TR y la Ley de Jornada de Trabajo exceptúan formalmente a:
- Trabajadores de dirección: aquellos que ejercen la representación general del empleador con poder de decisión (artículo 43 del D.S. 003-97-TR).
- Trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata: quienes realizan sus labores sin supervisión directa o fuera del centro de trabajo administrando su propio tiempo.
- Trabajadores que prestan servicios intermitentes durante el día: aquellos que alternan lapsos de inactividad con trabajo efectivo (choferes de ruta, guardianes, etc.).
Para este personal excluido, la empresa no está obligada a llevar registro de asistencia, pero debe acreditar contractualmente y en la Planilla Electrónica su condición especial.
Datos mínimos que debe contener el registro
- Nombre, denominación o razón social del empleador y RUC.
- Nombre completo y número de documento de identidad del trabajador.
- Fecha, hora y minutos de ingreso y de salida de la jornada efectiva.
- Tiempo de refrigerio otorgado, según el horario fijado en el centro laboral.
- Horas laboradas en sobretiempo con indicación de su fecha y duración.
Plazo de conservación: cinco años
El registro de control de asistencia debe conservarse por hasta cinco (5) años posteriores a su generación. Esto significa que depurar o eliminar marcaciones antiguas puede dejar a la empresa sin sustento documental ante una inspección de SUNAFIL o un proceso judicial laboral de cobro de beneficios o sobretiempos.
Cómo facilita el cumplimiento SICON RH
SICON RH genera los reportes normativos con los campos obligatorios del DS 004-2006-TR, incorpora verificación criptográfica con código hash y QR para dar certidumbre sobre la inalterabilidad de los reportes, y custodia el histórico conforme a los plazos legales, vinculando la asistencia al cálculo de horas extras y la planilla.